Descobrir técnicas e estratégias para o aumento da produtividade vai transformar a rotina profissional e fazer com que o dia a dia seja mais satisfatório. Para quem é dentista, a gestão de tempo vai além da organização diária, mas impacta também na qualidade dos atendimentos e na fidelização dos pacientes.
Sendo assim, é importante aprender a administrar as demandas de maneira otimizada para reduzir os impactos na produtividade. Nesse processo, saber como delegar e como automatizar processos pode transformar a rotina positivamente.
Neste artigo, entenda quais são as melhores estratégias para o aumento da produtividade para dentistas e como aplicá-las no dia a dia!
Por que é importante planejar a gestão de tempo?
Quando o assunto é gestão de tempo, muitas pessoas começam a apresentar dificuldades, principalmente quando existem muitas demandas para conciliar. No entanto, o planejamento diário de como aproveitar cada horário faz toda a diferença para equilibrar a rotina.
A boa gestão de tempo ajuda na definição do custo por hora de trabalho, no cálculo do tempo médio de atendimento, na projeção da duração de cada procedimento e, principalmente, na flexibilização de prazos. Afinal, é importante considerar que todos os minutos calculados são estimativas médias.
No dia a dia, existem diversas variáveis incontroláveis e que podem afetar a gestão de tempo. Considerar esses fatores é o que vai ajudar a deixar brechas para lidar com imprevistos sem afetar a rotina de trabalho e o tempo das atividades com os pacientes.
Em outras palavras, driblar os desafios para melhorar a gestão de tempo traz uma série de vantagens para os dentistas, como:
- mais equilíbrio entre vida pessoal e profissional;
- maior atenção no atendimento aos pacientes;
- melhor gestão das tarefas administrativas;
- mais flexibilidade e qualidade de vida no trabalho;
- melhoria na reputação devido à qualidade dos serviços prestados;
- aumento da pontualidade;
- menos estresse na rotina no consultório.
O que pode impactar a produtividade?
Para falar sobre como ter mais produtividade na rotina de trabalho, é preciso considerar os principais fatores que estão impedindo essa realização. Ou seja, é necessário identificar os problemas que estão afetando a gestão de tempo e o planejamento estratégico do dia a dia profissional.
Na realidade, existem mais variáveis que podem afetar a produtividade do que você imagina. No entanto, dar mais atenção para solucionar as principais dificuldades é o segredo para melhorar o rendimento e a gestão de tempo na rotina.
A seguir, confira os principais problemas que trazem impacto para a produtividade no trabalho de dentistas!
Má organização do ambiente
Quando o ambiente não está devidamente organizado, você vai levar mais tempo para fazer as atividades. Isso porque você vai precisar procurar por materiais e equipamentos, lidar com baixa ou falta de itens no estoque, buscar dados que deveriam estar disponíveis, entre outras tarefas desnecessárias.
Por essa razão, para melhorar a produtividade na rotina, é fundamental começar com uma boa organização do ambiente. Tudo o que você precisa para um dia de atendimento deve estar a seu fácil acesso, sejam materiais físicos, sejam informações digitais.
Para começar, faça uma boa gestão de estoque e se organize para fazer novos pedidos periodicamente. O mesmo vale para a higienização e manutenção dos equipamentos. Desse modo, não haverá nenhum material faltante para os atendimentos.
Faça uma organização estratégica na sala de atendimento para que haja uma sequência lógica dos itens que você vai precisar por categoria. Aqueles que são mais usados devem ser facilmente acessados, a fim de economizar tempo de procura.
A organização dos dados e do prontuário dos pacientes também deve ser muito bem feita. Elimine o excesso de papéis e administre os arquivos por pastas categorizadas. Desse modo, você entende o que precisa ser realizado, tem acesso a informações importantes sobre o histórico da pessoa no consultório e define estratégias mais eficientes para melhorar os serviços.
Pouca atenção ao feedback dos pacientes
Se os pacientes estão reclamando de atendimentos demorados ou alto período de espera na recepção, é um sinal de que há algum problema na gestão de tempo do dentista. Por isso, ouvir atentamente o feedback do público pode salvar a rotina de trabalho.
Em um consultório em que a gestão de tarefas está sendo realizada com sucesso, o público terá menos reclamações sobre tempo de espera, atrasos ou até mesmo problemas na agenda. Sendo assim, ao final de cada atendimento, solicite a opinião dos pacientes sobre diversos aspectos relacionados à experiência com os seus serviços.
Falta de análise de dados
Fazer um levantamento de dados e analisá-los atentamente também é importante na Odontologia. Se o objetivo é o aumento de produtividade, esse cuidado se torna ainda mais relevante.
Sabe a dica de solicitar feedbacks dos pacientes? Com a união das respostas do público, é possível identificar os principais problemas no atendimento, as maiores insatisfações dos clientes e os erros mais frequentes no consultório.
Esse é só um exemplo de informações que podem ser analisadas para ter insights para buscar por soluções eficientes. O tempo médio de atendimento, a quantidade de cancelamentos, a taxa de conversão, a média de atendimentos realizados: todos esses são dados estratégicos e indicadores de desempenho para melhorar a produtividade.
Quais as melhores formas de aumentar a produtividade em um consultório?
Tendo em vista a importância da gestão de tempo e da produtividade na rotina de trabalho como um dentista, nada mais justo do que conhecer algumas boas práticas para eliminar falhas e otimizar os processos no dia a dia.
A seguir, confira as melhores dicas de como aumentar a produtividade no consultório!
Uso de agenda eletrônica
Para começar, migrar para o digital pode ajudar muito na rotina. A agenda eletrônica ainda é mais prática, uma vez que é fácil de acessar de qualquer lugar que você estiver e pode ser atualizada rapidamente.
Integrar a agenda com um sistema eficiente vai ajudar a realizar melhorias na gestão dos horários. Assim, é possível liberar funções de autoagendamento ou de reagendamento.
As ferramentas digitais também podem enviar notificações e mensagens de confirmação das consultas. Isso ajuda a garantir menos faltas e atrasos dos pacientes, lembrando-os do compromisso. Ao mesmo tempo, permite que avisem quando não comparecerão, a fim de liberar a vaga para agendamento.
Todo esse processo pode acontecer automaticamente com uma agenda eletrônica ao lado de um software eficiente. Desse modo, é possível acompanhar os horários vagos e preenchidos, a fim de melhorar a organização e o planejamento do dia.
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Priorização de atendimentos
Em um consultório odontológico, a prioridade precisa ser a qualidade do atendimento. Desse modo, tente organizar as tarefas adicionais para que não tirem tanto tempo da sua rotina e foque nos serviços aos pacientes.
Nesse caso, combinar a divisão de tarefas com sócios e colaboradores vai permitir dar mais atenção às prioridades. Assim, você deixa as demais demandas em segundo plano até que tenha tempo livre para gerenciá-las.
Pensar em fazer uma tarefa por vez também ajuda muito na produtividade. Afinal, é possível dar atenção integral para as necessidades de cada atividade e evitar se sobrecarregar.
Delegação de tarefas administrativas
Algumas tarefas podem ser atribuídas a outras pessoas, sem ter nenhum prejuízo na sua rotina ou na da equipe. As funções administrativas, por exemplo, podem ser repassadas aos profissionais da recepção, a outros sócios ou até mesmo a uma empresa terceirizada que assume essas responsabilidades.
O outsourcing de serviços é uma opção para reduzir a carga de trabalho e melhorar a produtividade, focando nas suas atividades principais. Funções como gestão financeira, análise de dados e atendimentos podem ser facilmente delegadas a profissionais e empresas de confiança.
Planeje o descanso
Não tem como falar de produtividade sem abordar o descanso. Um corpo e uma mente cansados não conseguem trabalhar ativamente e rapidamente. Por isso, planejar pausas de qualidade no dia a dia faz toda a diferença.
Isso vai além dos momentos de café e de idas ao banheiro. É necessário separar alguns horários do dia e da semana para não ter nenhuma responsabilidade a cumprir. São nesses períodos em que a sua mente vai aprender a descansar e o seu corpo pode se recuperar antes de iniciar as próximas atividades.
Nesse contexto, é importante também aprender a evitar exageros. Por mais que haja um volume alto de tarefas a serem cumpridas, é necessário saber o que pode delegar, o que precisa ser feito urgentemente e o que pode ser adiado. Desse modo, você se organiza na rotina e pode ter mais tempo para descansar e recarregar as energias.
Como a tecnologia pode ajudar no aumento da produtividade para dentistas?
A tecnologia é uma grande aliada em diversos processos para aumentar a produtividade em consultórios modernos. A automatização de processos e a gestão de tarefas são excelentes exemplos disso.
Diversas demandas podem ser atribuídas a sistemas digitais, que conseguem realizá-las com excelência, agilidade e praticidade. Essa estratégia ajuda a liberar mais tempo para os dentistas se dedicarem aos atendimentos e até mesmo melhorar a qualidade de vida no trabalho.
Em outras palavras, com estratégias inteligentes e o uso de recursos eficientes, é possível promover o aumento da produtividade para dentistas. Aproveitar a tecnologia como aliada e melhorar a gestão de tempo são iniciativas fundamentais para transformar a rotina positivamente. Quer ajuda nesse processo? Saiba mais sobre as funcionalidades do iLive24 e conte com um software exclusivo para gestão de consultório odontológico
